4.2. Les documents d'expédition
Les documents qui concernent le transport maritime des marchandises peuvent être divisés en cinq groupes : 1) les documents d'expédition - concernent le déplacement des marchandises de l'exportateur vers les quais du pays d'origine ; 2) les documents d’exportation - concernent le déplacement de marchandises à travers les frontières internationales ; 3) les formulaires douaniers - concernent le dédouanement des marchandises, comme l'entrée en douane, le certificat de qualité, le certificat d'origine ou la facture douanière ; 4) les factures officielles - sont des documents spéciaux délivrés par l'exportateur selon les exigences du pays importateur ; 5) les documents bancaires - concernent le paiement.
Les documents d'expédition
La note d'expédition standard est un document utilisé par les autorités portuaires pour contrôler les marchandises arrivant des pays exportateurs. Il s’agit d’un formulaire en plusieurs exemplaires qui contient une description détaillée de l'envoi. Avant que la cargaison soit envoyée au port, les autorités portuaires doivent accepter les informations présentées dans la note d'expédition standard.
Le formulaire d'instructions d'expédition (SIF) est un document contenant une description détaillée de l'envoi. Après avoir réservé l'espace de fret, les exportateurs doivent remplir ce formulaire et l'envoyer à la compagnie maritime ou aux agents maritimes afin qu'ils sachent comment manipuler et expédier les marchandises.
Pour transporter des petits volumes d'objets non périssables sur de longues distances, les compagnies maritimes peuvent décider de regrouper les envois de deux exportateurs différents afin d'économiser de l'espace (notamment dans un conteneur). Ce service s’appelle « groupage maritime ».
La note de marchandises dangereuses est un document contenant une description détaillée d’un envoi dangereux. Ce formulaire doit être rempli et envoyé à la compagnie maritime avant d'expédier des animaux vivants, des marchandises périssables, dangereuses ou de grande valeur. Pour pouvoir expédier de telles marchandises, l'exportateur doit d'abord recevoir l’accord de la compagnie maritime.